La problematica della definizione e valorizzazione dei rapporti economici intercorrenti tra chi svolge i servizi e chi li riceve nel settore ambientale è alquanto varia e complessa.
La complessità è originata dalla numerosa casistica e diversità sia delle tipologie di rifiuti, con le sotto varianti chimico-fisiche, sia dei servizi erogati dall'Azienda ambientale che normalmente richiede una vasta gamma di possibilità operative per risolvere tutte le esigenze reali di mercato o le 'nuove formule' create dalla Direzione Commerciale; tra le modalità più ricorrenti si trovano ad esempio: noleggi con canone anticipato o posticipato, servizi estemporanei a misura o a forfait, addebiti incondizionati o condizionati, ecc.
Il modulo Contratti e Fatturazione permette di definire in modo chiaro e flessibile i termini contrattuali con una serie di regole prestabilite e di automatizzare la procedura per il calcolo e la stampa delle fatture da emettere.
L'applicazione prevede la definizione di dati anagrafici di base e di strutture articolate.
Le tabelle semplici sono:
- Condizioni di pagamento
- Codici Iva
- Banche
- Servizi e prestazioni
- Dati contabili clienti, che integrano le informazioni anagrafiche degli impianti definiti nel modulo Base sia per adempimenti fiscali che per collegamenti a procedure Amministrative.
Le strutture articolate da definire sono:
- Tariffe : definizione di fasce per unità di misura/quantità per determinare il prezzo;
- Prototipi di Contratti
- Contratti
Nei contratti del modulo Fatturazione di Ecos è possibile definire tutti i tipi di servizio da addebitare al cliente specificando per ciascuno il tipo di calcolo da applicare.
Poiché spesso allo smaltimento e al trasporto dei rifiuti si affiancano varie attività commerciali che producono fatture e che sono legate alla vendita di servizi occasionali o periodici, di beni e di rifiuti oppure al noleggio di contenitori di vario genere, la compilazione dei contratti può risultare onerosa.
Per facilitare la compilazione dei contratti è prevista la possibilità di predefinire dei prototipi standard, ad esempio per categoria di Cliente, che possono essere definiti in fase di stesura/revisione della politica commerciale. Il contratto cliente può essere compilato riprendendo e personalizzando il prototipo standard, variandone solo le parti che differiscono; il rispetto di questa prassi, peraltro facoltativa, consente la velocizzazione dell'impostazione del contratto e l'omogeneizzazione e il controllo delle condizioni commerciali aziendali.
Alcune delle possibili varianti del contratto prevedono l'addebito per:
- Smaltimento a peso
- Smaltimento a volume
- Smaltimento a densità
- Trasporto per viaggio
- Prestazioni occasionali (analisi chimiche, pulizia cassonetti, consulenza, ...)
- Registrazione dei formulari
- Noleggio cassoni
- Diritti di segreteria
- Ecotassa
- Stoccaggio provvisorio
- Trattamento rifiuti
- Vendita materie prime secondarie
- Vendita beni di vario genere (fusti, big bags, contenitori, scarti, registri vidimati, ...).
Per ogni servizio indicato è possibile differenziare il prezzo per rifiuto; inoltre il calcolo dell'importo può essere effettuato in base ad un valore costante o ad una tariffa legata all'unità di misura scelta per la fatturazione.
E' prevista l'indicazione del minimo fatturabile per servizio e per fattura.
Le operazioni previste nel modulo Contratti e Fatturazione sono suddivise in periodiche e correnti.
Le prime prevedono il calcolo dei canoni anticipati e posticipati di noleggio e assistenza, l'aggancio al modulo Base per la valorizzazione dei movimenti di rifiuti e l'esportazione delle fatture emesse verso l'applicazione di Contabilità.
Le operazioni correnti prevedono la registrazione delle prestazioni occasionali, la creazione e la stampa delle fatture e delle note di accredito.
E' prevista l'emissione di un'unica fattura o di fatture separate in base al tipo di servizi : prestazioni occasionali, canoni, cessioni e valorizzazione dei movimenti di rifiuti registrati in Ecos Base.
Il modulo Contratti e Fatturazione permette di gestire in contemporanea la compilazione ed emissione di fatture per più aziende utenti, per ognuna delle quali sono definibili contratti diversi.
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